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当社では大阪生活サポート協会様にテレワーク用のパソコン導入についてご支援いただきまして、それについて記事でご紹介いただきました。
今回はご紹介いただいた内容についてのお話をさせていただきたいと思います。
デザインやアプリ開発以外のスタッフのIT事情
当社は障害者事業所としては珍しく、一人一台コンピューター・タブレットを全員に支給しております。
そして業務内容もたとえば広告デザインだったり、アプリケーションの開発といったIT業務がメインとなっております。
とはいえ、全員が100%広告デザイン・アプリ開発業務をやっているわけではありません。
当然ですが、それ以外のいろいろなサポート業務をやっているスタッフもいます。
まずは彼らのIT事情についてお話できればと思います。
たとえばデザインチーム。
基本的に広告デザインを担当してるスタッフについては、現在は完全テレワーク移行しています。
とくにコロナが増えてからは、「テレワークに移行するべき」という政府の考えに基づいて順次進めていきました。
デジタルで全てできる人であれは、比較的テレワークに対応しやすいです。
その一方で、デザインチームが作成した広告物の発送を担当している人もいます。
ダイレクトメールの封入サポートなどを多くやっていたスタッフに関しては、テレワーク移行にあたって仕事をどのようにすれば良いのか。
パソコンやタブレットの作業とは違って、家に持ち帰ったりするわけにはいかないです。
これは当社の課題の一つでした。
封入業務に関しては、極力外部発注や折り作業の工場があるところに委託することによって、テレワークに移行しやすいようにやり方を変えました。
そうすると、委託したことによって本来なら折り作業等していた時間分、空き時間ができます。
空き時間分、動画の字幕の編集だったり目次をつけたりするなどの動画関連のサポート業務に移行していただく。
あるいはブログの記事に関して修正だったり、加工してもらったりというような作業を新しくいろいろ覚えてもらうことで業務移行していく。
そうやってテレワークがしやすいかたちにどんどん移行していきました。
テレワークに向いたパソコン選び
テレワーク移行の際に課題となったのは、どのようなパソコンがテレワークに向いているのか。
向いていないものはあるのかという部分です。
一番最初に気をつけたいのは、やはり使用中のトラブルについてです。
エラーが起きて動きませんとか、説明書通りにボタンを押しているのに正常に動作しないなどトラブルが多いパソコンでは作業しにくいわけです。
なんの考えもなしに、電気屋さんでとりあえず一番安いパソコンを選ぶと動作がうまくいかないとか、説明ムービー通りに動かないということは結構あります。
それもあってパソコン選びに悩むことがありました。
そしてもう一つ大きいのは、セキュリティについて。
やはり元々コンピューターが得意であったり、ある程度管理できているスタッフに関してはテレワークでもセキュリティ管理はしやすいかと思います。
そのうえ当社の場合は社内サーバーを運用していますので、外部にデータが漏洩することは基本的に考えにくいです。
とはいえ、パソコンの選び方次第ではウイルスが入りやすかったりします。
そのようなトラブルが見えていない部分で起きる可能性というのは、否定できません。
そのときにどのような解決策があるのかは、やはりいろいろ考えたりもしました。
もう一つ、たとえばパソコンやタブレットを自宅のテレワークで使いつつ、出勤日には会社に持ってきたりすることもあると思います。
その際に、盗難被害や紛失の可能性がないとも言い切れません。
このようなトラブルに強い機能があるかどうか。
そういう部分を企業としては重視せざるをいけないわけです。
以上3点がパソコン選びのときに重視した項目になります。
結果ビジネスとして成り立つきっかけに
前述の基準で考えて、当社の場合はAppleのMacを導入することにしました。
もともと当社ではデザインチームが多かった分、MacやiPadを使用する文化がある程度根付いていました。
そのため、そちらの方にさせていただくことで盗難・紛失の際には位置情報の特定、データのリモート消去が比較的容易にできます。
それに加えて、やはり同じ機種を使っていればトラブル・エラーも均質化しやすいです。
事前に対策が取りやすいこともあり、基本的にはこちらの入力ミスぐらいしか想定しなくてもいいので非常に管理がしやすいです。
メンテナンスの際には、標準アプリで画面共有してリモートで相手側のマウス操作が可能であることもありがたかったです。
その分導入にはコストが高くつきましたが、いろいろご支援いただいて業務を先に進められていることに大変感謝しております。
そして動画やブログ関係のサポート業務。
社内には普段動画に集中せざるを得ないスタッフだったり、ブログをアップする計画を睨みながら人員調整をするスタッフがいます。
そういったサポート業務が円滑に回ることにより、スタッフの戦力が平均化し、かなりの負担軽減効果がありました。
そしてやはりお客様に直接喜んでいただける業務。
サポートとはいえ、お客様の動画やブログの作成は直接お客様のお顔が見える業務になります。
封入作業だと中々見えない「お客様の納品物をみんなで作っている」という感覚。
それに全員が参画できるという一体感が、それぞれの目標に向けての業務効率を高めるというプラスの面を発揮しました。
最後にテレワークではやはり打ち合わせができない、顔が見える対応ができないと懸念されることがすごく多いです。
それに対して当社の場合は一日二回、ビデオ通話での打ち合わせを取り入れています。
こちらもやはりMacに移行すると同じプラットフォームでできるので、テレワークでもトラブルが起きにくく、スムーズに業務を進めることができます。
以上簡単ではありますがサポート協会様にご支援いただいて、Macの導入を進めた件についてのお話をさせていただきました。
